Роля на бизнес анализатора според типа компания (продължение)

Тази статия е продължение на статията „Какво работи бизнес анализаторът“. В нея разказвам за ролята и отговорностите на бизнес анализатора, за моята първа работа като анализатор в голяма компания и за възможностите за самоподготовка.

Особености и отговорности на анализатора в малка българска компания

Втората ми работа в сферата на управление на процеси и развитие на информационни системи беше в малка българска компания. Много свобода, но и много неизвестни. Позицията е ERP консултант (Enterprise resource planning). Продавахме и внедрявахме чужд софтуерен продукт при клиенти. Работата се различаваше най–вече с необходимостта от умения за водене на преговори и презентации. 

Отговорностите бяха:

  • Срещи с потенциални клиенти
  • Анализ на потребностите на клиента
  • Изготвяне на контролен пример с цел презентация 
  • Настройки на ERP система според потребностите на клиента – аз бях отговорен за модул логистика и производство.
  • Работа с административен портал на компанията разработчик – създаване на служителски и клиентски профили за достъп, комуникация с разработчика при въпроси за браншови решения, къстамизация на функционалности извън възможностите на управление с параметри, поддръжка на клиенти. 
  • Предложения за оптимизация на работата при действащи стари клиенти.

Препоръчвам малки компании на тези, които търсят предизвикателства и свобода! 

Развитието на системи за планиране и управление на бизнес е най–интересната сфера, в която съм работил досега. Всеки нов клиент е с различен предмет на дейност, със своето многообразие от казуси и специфика.

Към днешна дата има много какво да добавя за разликите в работата при внедряване на системи за управление на бизнес от клас ERP  и работата на бизнес анализатор при развитие на системи и процеси. Ще го направя в някоя от следващите статии.

Малката компания с международен собственик

Мястото, където съм се чувствал най – щастлив!

В малки компании решенията се взимат по-бързо.

Има по–малко бюрокрация и много повече свобода. Бързо се случват всички промени и за добро, и за лошо. Лесно е да Ви забележат, ако търсите поле за изява.

В тази компания работех на една и съща позиция почти шест години. Променяше се името на позицията и растяха отговорностите. Заплатата също, но не с темповете на пазара.

Задълженията бяха като в голямата компания, със следните разлики: 

  • Писане на бизнес изисквания – първите години бе отговорност на Възложителя. Последните две години изискванията ги пишех аз, но по методология базирана на Agile. Един от екипите работеше по Kanban – аз бях отговорен предимно за този екип. Втори екип създаваше нова система по Scrum методология – там имах само спомагателна роля. Участвах активно при функционалности обвързани с финансови калкулации, задължения на клиенти, осчетоводяване.
  • Управление на проекти и задачи – координация действията на възложител (бизнес звена), разработчик (програмисти), тест в ИТ и от потребител в бизнес звената.  
  • Въвеждащи обучения на нови служители за позицията Контрол на качество и програмисти, заради необходимостта от познания за бизнеса при поддържането на системите и решаване на проблеми на потребителите.  
  • Създаване на процедури за работа и комуникация – взаимодействие между Бизнес звена и ИТ. Прословутата Методология на работа, която е основен инструмент и рамка за всички участници в процеса.

В тази компания видях от първо лице колко бързо може да се върви надолу, когато на висока позиция бъде поставен мениджър, който опитва да мотивира с „тояга“ и натиск екип, от който се очаква креативност. Това е авторитарният стил, който споменавам в статията   „Какво работи бизнес анализаторът“.

Push и Pull системите за работа и разликата между Waterflow и Agile ще са сред основните теми в бъдещи статии.

Стилът на управление, методологията на работа и разликата в Push и Pull системите са силно обвързани. Най – кратко казано:

Push (натиск, тласък) е система, при която всеки, който е готов с неговата задача, предава работата на следващия по веригата. Това може да води до натрупване на работа, неравномерно натоварване, стрес, лошо качество и най-лошото – злополуки.

Pull (дърпане) е система, при която при завършване на дадена задача тя се маркира, но работата се поема от следващото звено при готовност. Разликата може да е в начина на възлагане, на приемане, в организацията на процеса в система, както и физическа организация, когато говорим за производство.

Основното и най–важното е, че организацията на процесите, методологията и начина на работа са пряко свързани със стила на управление на лидерите и с целите и ценностите в организацията! 

В следваща статия ще разкажа за промяна в начина на работа в голяма металургична компания. Промяната настъпва само с въвеждането на една единствена цел – нула брой злополуки в производството. Анализът на причините за всеки инцидент води до значително подобряване на процесите, а от там и на финансовите показатели на компанията в дългосрочен план. 

Голямата международна компания

След промени в управлението, напуснах малката компания без да съм си намерил работа.

Човек, който НЕ познавах лично (следвах го в LinkedIn) ми отдели два часа от времето си, за да ми помогне!

Споделял съм в LinkedIn профила ми кой е този човек и колко съм му благодарен!

Да, в България е пълно с такива хора – добри и подаващи ръка в труден момент без да имат изгода от това.

Насреща съм да предам добрината, на някого в нужда.

Препоръчаха ме в Райфайзен Банк.

Компанията, която и до днес давам като най-добрия пример за корпоративна култура от моя скромен опит.

  • Ясен Onboarding процес с ментор, към когото може да се обърнеш винаги и по всяко време.
  • Ежеседмични обучения между екипите в големия ИТ отдел.
  • Редовни обучения под формата на „дни на отворени врати“ в различни отдели.
  • Достъп до платени сайтове за самообучение (като pluralsight.com).
  • Държи се на взаимоотношения, на правила на стандарти.
  • Изключително се държи на обученията по пране на пари и работата с клиенти от съмнителни сектори (например търговия с продукти за двойна употреба, които могат да се използват в производство на оръжие или друга промишленост, която банката НЕ желае да обслужва).

Ролята на анализатора в тази компания бе много „по–изчистена“:

  • Идентифицира заинтересовани лица (stakeholders).
  • Формира работна група – активно участва в изчистване на яснотата на бизнес изисквания за всички засегнати от промяната звена. Не пише бизнес изисквания. 
  • Представя решението на работната груба (визията за проекта) пред IT board и CAB (change advisory board).
  • Създава детайлна функционална спецификация.
  • Поддържаща роля при разработка и тестове – организацията в този момент е в ръцете на проектен мениджър.

Но на мен не ми харесаха консервативните правила. Нямах право да имам собствена фирма и/или да участвам в управлението на други юридически лица, дори и от тип НПО (Неправителствени организации). Имах някои планове и всъщност това беше основната причина да напусна този работодател. Много исках да опитам нещо свое с жената до мен. Трябваха ми няколко месеца за полагане на основите.

Сигурност или щастие?!

Лирично отклонение от темата, но дава една различна гледна точка при избора на професионална реализация, особено за онези които са по-предприемачески настроени.

Има ли някой, който да не е мислил по темата „Сигурност или щастие“?

Решението да напусна голямата компания и да започна работа по собствен проект бе трудно и дилемата бе точно тази  – сигурност или щастие.
Мъдри хора са казали, че не трябва да се отказваме от онова, за което не можем да спрем да мислим.

Планът за собствен бизнес беше направен за шест месеца.

Винаги има един първи опит – моят не беше успешен, но важното е мечтите да не спират и да се търсят нови пътища за реализация!

Знаех, че на шестия месец трябва да започна работа. Първият опит в търсенето на работа също не беше успешен.

И тази история съм споделял в LinkedIn. Загубих един месец, поради развален телефон между компания и агенция за подбор.

После дойде COVID – 19.

Спряха подбора навсякъде, където участвах.

В една от компаниите беше минал целият процес на подбор и имах казус за решаване (задача за домашно).

Получих оферта по телефон. Денят беше петък 13 -ти март 2020 г. Първият Lockdown (ограничаване на движението и затваряне на бизнеси) в България. Няколко часа след предложението получих второ обаждане, че наемането на нови служители по този проект се спира за известно време. Проектът беше за развитие на CRM система за вътрешни нужди в голяма компания.

Вече бях трети месец без доходи. Разбрах от опит колко е важна сигурността. Истината е, че преследването на усещане за сигурност е това, което често ни спира в развитието ни. Рискът не винаги ни носи ползи, но винаги ни дава уроци! Всички предполагам сте чували за прословутата „зона на комфорт“ и нейното разширяване. Благодарение на поетите рискове събрах смелост и увереност да направя този блог.

Вмъквам темата за щастието и сигурността, защото единственото сигурно е, че няма нищо сигурно! Всяко решение има своите плюсове и минуси.

Добрият избор е този, който не ограничава свободата ни и дава възможности за развитие, но не само в кариерен план – дава възможност за развитие на силните ни страни като личност.  Нещото, което най – добре може да ни води по пътя е усещането за смисъл. Когато си зададете въпроса „ЗАЩО“ не трябва да има колебание в отговора. Отговорът трябва да бъде съобразен, както с настоящето, така и с визията за бъдещето, за да запазите енергията и волята да се развивате и да творите.

NB! – отговор „Защото това е единствената или най-добрата възможност СЕГА.“ е съвсем в реда на нещата. Важното е да сте наясно с компромисите, които правите – в кариерен и личен план, във финансов аспект, време за семейството и т.н.

Голямата компания, с малък екип за анализ

Разликата между Business Analyst и Business Intelligence analyst

Приех следващото предложение. Кандидатствах за Business Solution Architect, но получих оферта за Business Analyst в отдел за Reporting (отчетност). Длъжностната характеристика стандартна за позицията, но задачите бяха предимно за извличане на данни от база, а не за анализ на информация и създаване на логиката на отчетността. В повечето организации тази роля е описана като BI – Business Intelligence analyst. Работата е много сходна от гледна точка на аналитичната работа. Когато повечето задачи към екип са за работа с инструменти за извличане на данните (от база данни), тогава се изискват съвсем различни умения – повече технически, отколкото комуникация, организация, анализ на бизнес изисквания.

На тези, които търсят общуване и аналитична работа е по-вероятно да не им хареса, ама грам! В проектите за внедряване на BI решения също има много анализ, въпросът е доколко задачите ще са за анализ и доколко за техническа реализация.

Препоръчвам ролята Business Intelligence Аnalyst на колегите, които оценяват себе си като интроверти.

На мен техническата част от работа никога не ми е допадала. Въпреки това, започнах курс по SQL. Работата изключително ме изморяваше и не ми носеше никакво удовлетворение.

Отново бях изправен пред решението за „Сигурност или щастие?“

Напуснах на третия месец след четири или пет разговора с мениджърите. Казаха ми, че ще бъда включен по проект за нова ERP система (СУПЕР!), но не се знаеше дали и кога ще бъде одобрен бюджет за старт на проекта. 

В този труден за мен период отново получих подкрепа от мои контакти в LinkedIn. Споделял съм публично и тази история в социалните мрежи. Казвам го отново, защото професионалните контакти са най – добрият начин да „напипаме“ правилния за нас кариерен път, без много сътресения.  Признавам си – аз направих много грешки, но пък научих много уроци!

Голямата българска компания

Не всички големи компании си приличат.

Има и големи компании, в които комуникацията и промените се случват по -лесно. Този мой работодател, всъщност НЕ беше голяма компания. Беше отделно ИТ звено – част от голям холдинг. На лице бяха много от предимствата на малките компании – свобода на действие и възможност да споделиш впечатления, но тъй като структурата е голяма, промените засягат много екипи и няма как да стават много бързо.

Понякога се случва темпото на промени в работата да изостава от темпото на ръст в компаниите. Всички компании се стремят към ръст, но когато растежът е много бърз, страдат качеството на работа – това е валидно за всички компании независимо от сектора.

Ковид драмата вече беше факт. Компанията предприемаше промени в начина на работа, за да отговори на предизвикателствата. За мен много от проблемите вече бяха “déjà vu”. Най – вече частта със смесване на елементи от Waterfall и Agile методологии. Споделих открито мнението си и предложих решения, базирани на много опит и много четене.

Открито казах на преките ми ръководители, че не желая да бъда част от проекта, за който съм нает при настоящия начин на работа и защо. За мен това е fair play. Направих писмени предложения към управителите за провеждане на серия от:

  • Анализи на ключови процеси,
  • Обучения на тема методология за служителите ангажирани в развитието на системите в холдинга,
  • Налагането на стандарти в работата,
  • Образци на документи,
  • Намаляване броя на използваните системи (канали) за комуникация,
  • Използване на терминологични речници,
  • Хранилища за материали и обучения и т.н.

Всичко, което бях научил и знаех от опит до каква драстична промяна към добро води при дългосрочно прилагане.

Договорът ми по този проект беше прекратен (бях на срочен договор).

Направихме среща с мениджър Човешки Ресурси за холдинга. Управител (CEO) не успя да присъства поради карантина.

Предложенията са били обсъдени, но не получих предложение да се заема с обученията.

Повтарящите се проблеми, които виждах особено при преминаване от една методология към друга, са причина за съществуването на блога „Бизнес и (с)мисъл!

Какви са типичните грешки и как мога да бъдат избегнати или поне да бъде намален негативния ефект, ще е сред основните теми в блога.

В статията  „Моите изводи за дванадесет години работа като Бизнес Анализатор“ споделям заключения, базирани на настоящия ми опит.

Ако статията ви е харесала споделете с приятели.

Ако имате необходимост от съвет относно професионална реализация в областта на бизнес анализ, контрол на качество и управление на проекти, но се чудите каква да е следващата ви стъпка, пишете на progressionbg@gmail.com.

До нови срещи!